Changelog

Une nouvelle possibilité d’importer les documents signés 📥

Grâce à l’interopérabilité mise en place avec DocuSign, vous pouvez importer facilement, dans axiocap, tous les documents nécessaires à vos registres ou à vos assemblées.

• Les futurs procès-verbaux signés en import automatique 📝

  • Grâce à la configuration avec votre compte Docusign :

    

  • Tous les PV qui seront signés à partir de l’activation du connecteur seront automatiquement envoyés depuis Docusign vers la partie documentaire d’axiocap et intégrés aux Registres des assemblées.

  • Toutes les instructions de connexion sont ci-dessous et également disponibles depuis la configuration du connecteur :

    

• Les PV historiques et tous les autres documents 📄

  • Il est également possible d’importer tous les autres documents de type .PDF, depuis Docusign vers Axiocap, que vous jugez nécessaires depuis la partie documentaire d’Axiocap :

  • Avec “Importer depuis un connecteur”, sélectionner Docusign

    

  • Vous aurez alors une réplication de l’environnement de Docusign avec l’accès à vos dossiers, vos boites mail, les enveloppes documentaires et tous les PDF associés :

    

  

  • Une fois les documents importés dans la GED axiocap, un message confirme le bon déroulé et la fin de l’action :

    

  • Un e-mail de confirmation est également envoyé une fois l’import de documents terminé :

    

Nous enrichissons votre espace de travail Axiocap avec une nouvelle fonctionnalité : la création et gestion de groupes de permissions.

🎯 Ce que cela change pour vous

• En tant qu’administrateur de votre espace de travail, vous pouvez désormais :

  • Configurer précisément les droits des utilisateurs sur l’espace de travail et sur chaque entreprise rattachée.

  • Gérer l’accès aux fonctionnalités d’administration et supervision (invitation d’utilisateurs, ajout/archivage d’entreprises, paramétrage général).

  • Définir des permissions spécifiques sur les modules principaux de chaque entreprise :

    • Gestion des titres

    • Assemblées en ligne

    • Registre des assemblées et décisions

    • Coffre-fort électronique

⚙️ Une gestion plus fine et adaptée à votre organisation

Les groupes de permissions vous permettent d’aller plus loin :

• Créez vos propres profils de droits (ex. : collaborateur, juriste, stagiaire, avocat, associé, expert externe, DSI, etc..).

• Personnalisez l’accès module par module, et même fonctionnalité par fonctionnalité.

• Garantissez que chaque utilisateur dispose uniquement des accès nécessaires à son rôle.

✅ En résumé : cette nouveauté vous offre plus de clarté, plus de contrôle et une sécurité renforcée dans la gestion des droits utilisateurs au sein d’Axiocap.

ℹ️ Afin de profiter pleinement de ces nouvelles fonctionnalités, assurez-vous de disposer du plan commercial adéquat. Le cas échéant, n’hésitez pas à vous rapprocher de notre équipe commerciale.

Nouveautés 🎉

• Un suivi simplifié du dépôt des comptes 📃

  • Axiocap permet à ces utilisateurs d’accéder à cette formalité en ligne directement depuis l’espace de travail. Voir détails ici : Dépôt des comptes

  • Afin de la rendre encore plus efficace, vous avez un suivi des étapes et une indication en cas de dossier à compléter :

    

• La déconnexion automatique 🔐

  • Si vous souhaitez ajouter un élément de sécurité supplémentaire à votre session sur l’application axiocap,

  • vous pouvez activer la déconnexion automatique pour chaque espace de travail depuis les préférences :

    

  • Par défaut, la déconnexion automatique est désactivée :

    

  • Une fois activée le temps avant déconnexion est personnalisable entre 5 et 60 minutes.

  • Si l’option de déconnexion automatique est activée, elle affectera tous les utilisateurs de l’espace de travail.

  • Un compte à rebours sera affiché 1 minute avant le déconnexion automatique :

  

  • Pour rester connecter, il suffit de faire une action avec la souris sur la page ou l’onglet.

• La liste des entreprises évolue 🏢

  • Lorsque vous vous connectez à votre espace de travail, toutes les entreprises de celui-ci sont affichées :

    

  • Vous avez accès à un tableau vous présentant de manière rapide et simplifiée les informations principales des entreprises :

    • Dénomination sociale et forme juridique

    • SIREN

    • Date de fin de l’exercice fiscal

    • Vos droits utilisateurs de Lecture seule ou de Modification

  • Vous pouvez trier et filtrer selon les colonnes.

  • Enfin, le bouton “Voir” vous permet de consulter l’ensemble des informations de l’entreprise.

• Assemblées : un import des participants plus rapide 🚀

  • Lors de la création d’une assemblée, vous devez importer la liste des participants.

  • Si ces derniers sont nombreux, voire très nombreux, vous pouvez les importer tous grâce au bouton dédié “Importer toutes les personnes” qui indique également le nombre total :

  

Une nouvelle option de vote en assemblée 🎉

• Les collèges ou groupes de personnes

  • Lors de la création d’une future assemblée en ligne, il est possible d’indiquer que ce vote sera effectué en collèges ou groupes de personnes.

    

  • Il vous faudra activer cette option qui par défaut est désactivée.

  • Ensuite vous continuez de créer votre assemblée en suivant les étapes habituelles :

    

• Une fois l’assemblée initialisée, il convient de créer les collèges et d’indiquer le poids de chacun depuis le menu dédié accessible sur la gauche de l’écran :

  

• Le poids du collège correspond à l’influence de celui-ci sur le résultat final du vote.

• ⚠️ Attention, il est impératif de saisir un poids pour chaque collège et que la somme du poids des collèges soit égale à 100 %

  

• Il est impératif d’ajouter des participants dans tous les collèges créés (ou de supprimer un collège sans participant)

• Les personnes morales comme les personnes physiques peuvent être ajoutées en tant que participant à un collège depuis la modification d’un collège.

• Si un ou plusieurs critères ne sont pas remplis, vous aurez un message indiquant les erreurs détectées qui sera affiché sur le tableau de bord principal :

  

• Une fois l’assemblée terminée, vous pourrez éditer un procès verbal où les notions suivantes apparaitront en plus des votes habituels :

  

• Le résultat final d’une résolution est obtenu en agrégeant le vote de chaque collège selon leur poids.

Cette option vient en complément du module assemblée en ligne déjà existant dont les explications sont disponibles ici.

Les assemblées en ligne évoluent 🚀

• Vous avez dorénavant 3 possibilités pour créer une assemblée en ligne :

  

  • de manière totalement manuelle ✒️:

    • avec une aide pas à pas et les étapes constamment affichées sur la partie gauche de l’écran

      

  • automatiquement à partir d’un texte de résolutions📃 :

    

    • Cette fonctionnalité permet de créer une assemblée en ligne avec les éléments déduis dans le document tels que :

      • le nom de l’assemblée

      • la date de l’assemblée

      • les résolutions

    • Elle est également disponible pour une assemblée déjà initialisée grâce au bouton “Importer” dans la liste des résolutions.

  • en dupliquant une précédente assemblée 📚

    • Vous choisissez l’assemblée de référence :

      

      • puis sélectionner les caractéristiques de l’assemblée

        

    • et enfin si vous souhaitez importer la liste des participants et/ou la liste des résolutions de l’assemblée précédentes.

• Une liste de vos assemblées plus efficiente 🗃️

  

  • Accès à un module de recherche des assemblées

  • Lecture instantanée de la date et du statut de l’assemblée en ligne

  • Visibilité immédiate des options sélectionnées pour chaque assemblée

  • Possibilité de filtrer et de trier les éléments du tableau

• Les preuves de convocation disponibles ✅

  • par participant :

    • accessible sur la droite du détail de chaque participant :

      

  • pour l’ensemble des participants d’une assemblée en ligne

    • dans le menu général :

      

    • et vous recevrez un mail contenant un ficher compressé (.zip) :

      

Nouveautés 🎉

• Formalités : Le dépôt des comptes annuels

  • Axiocap vous aide à répondre à l’obligation légale de déposer les comptes sociaux à la clôture de l’exercice annuel de votre entreprise.

  • Depuis le menu dédié “Dépôt des comptes” pour chaque entreprise :

    

  • Après avoir bien vérifié que le numéro de SIRET est renseigné, la page suivante s’affichera :

    

  • Cette fonctionnalité nécessite l’achat d’un crédit de formalité.

  • Vous pouvez ajouter les fichiers obligatoires et d’autres fichiers complémentaires en fonction de la taille ou de la forme juridique de votre entreprise.

    

  • L’ensemble de ces documents sont à produire en un exemplaire certifié conforme par le représentant légal.

  • Les fichiers sont téléchargeables depuis votre ordinateur ou parmi les fichiers présents dans la partie “Documents” de l’application Axiocap.

    

  • Des modèles de documents sont à votre disposition pour faciliter vos démarches.

  

  • Vous pouvez les télécharger, les éditer puis les ajouter à la formalité.

    

  • Une fois les documents ajoutés à la formalité vous pourrez “Soumettre la formalité”.

    

  • Dès que celle-ci sera prise en charge, une référence apparaitra ainsi que les coordonnées du formaliste en charge du suivi de votre dossier.

  

Nouveautés 🎉

• Utilisateurs et invitations : une interface plus intuitive et des relances plus claires

  • L’écran évolue afin d’avoir un maximum d’informations ainsi que de pouvoir inviter ou relancer un nouvel utilisateur d’un simple clic :

    

  • Un tableau clair

  • Des raccourcis en entête

  • Des informations pertinentes

    • Nom - Prénom

    • Adresse e-mail

    • Niveau de permission

    • Statut et future date d’expiration de l’invitation

    • L’accès au détail ou à la relance

    

  • et la possibilité de définir un délai de réponse entre 1 et 30 jours

• Attribution de droits collaborateurs par défaut à la création d’une nouvelle entreprise

  • Lors de la création d’une nouvelle entreprise dans le menu de l’espace de travail “Entreprise” et le bouton “ajouter” vous avez la possibilité d’attribuer des droits par défaut à tous les collaborateurs déjà existants d’une manière très rapide.

    • Si l’entreprise est créée manuellement, une option spécifique est présente :

      

      • Par défaut, les collaborateurs existants seront en lecture seule et il conviendra de modifier ce paramètre le cas échéant.

      • De leur côté, les administrateurs seront en lecture-écriture.

    • Si la création d’une ou plusieurs entreprises intervient à l’aide de l’import excel, il conviendra d’ajouter la bonne valeur :

      

      • 0 = aucun droit

      • 1 : Lecture

      • 2 : Lecture-Ecriture

        • Ces informations sont rappelées dans la documentation téléchargeable : documentation_import_entreprises.pdf

        • Cette valeur affectera uniquement les paramètres des collaborateurs déjà existants. Les administrateurs seront en lecture-écriture

• MyUnisoft : Un nouveau partenariat de choix

  • Grâce à la connexion avec MyUnisoft, il est facile d’ajouter vos sociétés et vos procès-verbaux à l’application Axiocap.

  • Depuis le menu connecteur, la configuration demande une clé API fournie par MyUnisoft

  • Les clés se gèrent depuis les pages Connecteurs dossier ou Connecteurs cabinet (suivant votre type d'accès) dans l'application MyUnisoft: Paramètres > Connecteurs dossier ou Connecteurs cabinet.

    
    

  • Il est maintenant possible d’importer une société depuis le menu entreprise de l’espace de travail

    

  • En sélectionnant MyUnisoft, toutes les entreprises disponibles seront affichées :

    

  • Une fois l’entreprise ajoutée, on peut également récupéré les documents :

    

• Nouveautés 🎉

  • Paramétrage des notifications de fin de mandat

    • Depuis le menu “Notifications” de l’espace de travail, il est possible d’activer les notifications de fin de mandat.

    • Il est alors demandé de choisir un délai de prévenance compris entre 1 et 12 mois avant la fin du mandat

    • Ce choix sera par défaut appliqué à toutes les entreprises de l’espace de travail.

      

    • Vous pouvez également décider d’activer ou non ces mêmes notifications par entreprise et de personnaliser le délai de notification pour chacune d’entres elles.

      

    • Une fois le délai atteint, la notification sera affichée en haut à droite de l’application

      

• Affichage des contrats

  • Depuis la fiche personne, un visuel dédié aux contrats actifs est intégré. Ceci permet d’avoir une vue rapide de la situation actuelle du salarié :

    

  • Si la personne n’a jamais eu de contrat ou n’en a aucun actif à la date du jour, alors cette information est affichée clairement, et ses contrats précédents sont accessibles depuis le bouton “Tout voir”.

    

• Disponibilité de tous les documents liés aux signatures électroniques

  

  • Relancer : permet de demander à nouveau une signature aux personnes n’ayant pas encore signé le document. Uniquement accessible lorsqu’il manque une ou plusieurs signatures

  • Information : permet d’accéder à l’historique des actions liées à la signature électronique du document.

  

  • Télécharger le document signé : permet de télécharger partiellement signé (au moins un signature) ou totalement signé (l’ensemble des signatures ont été apposées).

    Dans le cas contraire, le message d’erreur suivant apparaît :

    

  • Télécharger le document probant : permet de télécharger la preuve d’audit, le document qui indique la date et l’heure de chaque signature et qui permet d’attester de la conformité du processus.

    Ce document probant est accessible uniquement lorsque que toutes les signatures ont été apposées.

    Dans le cas contraire, le message d’erreur suivant apparaît :

    

  • Annuler : permet de mettre fin au processus de signature électronique en cours pour le document sélectionné

    

  • Télécharger : permet de télécharger le document dans la dernière version disponible dans la GED (Gestion Electronique des Documents)

  • Voir : Ouvre le document directement dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre du navigateur web en fonction de sa configuration.

• Changement de la valeur nominale

  • Plusieurs améliorations ont été apportées dans le menu “Titres > Effectuer un mouvement > Modification > Changer la valeur nominale”

    

  • L’accent est mis sur l’amélioration de l’interface et l’expérience utilisateur :

    • Possibilités d’ajouter un commentaire et des fichiers.

    • Ajustement automatique du capital ou du nombre de parts en fonction du choix

    • Marquage en rouge des erreurs

    • Sauvegarde de toutes les actions une fois la sélection faite.

  • viennent s’ajouter à ce qui existait déjà :

    • nom du mouvement

    • date d’exécution